הפקת אירוע- עשה זאת בעצמך
תכנון והפקת אירועים אינו דבר קל. ישנם אנשים שזהו עיסוקם העיקרי, אנשי מקצוע, שיתכננו ויפיקו עבורך. אולם אם בחרת בצעד אמיץ להפיק אירוע לעצמך ובעצמך, להלן כמה טיפים ועצות שיעזרו לעשות זאת ביתר קלות ובלי סיבוכים מיותרים.1. קח נשימה עמוקה. מנקודת הזמן הנוכחית ועד ללפני האירוע, חייך יסבו סביב האירוע. מוטב שתשלים עם הידיעה הזאת כבר מעכשיו.
2. חשוב להגדיר מטרות: מה רוצים ומה לא רוצים ומהי התקרה הכספית שלכם. אין טעם להתפזר הן מבחינת זמן והן מבחינת כסף. כתבו את המשימות והמטלות על דף, ארגנו לכם לוח זמנים ופרשו את הפעולות שיש לבצע באופן נוח ומסודר. עמדו בלוח הזמנים שלכם, והדבר יחסוך לחץ מיותר ואף תספיקו לסיים כמה ימים לפני האירוע.
3. בדקו אצל כמה ספקים לפני שבחרתם אחד. קבלו המלצות. אם מדובר בתחום במות הרמה, שילוט, וכדומה, קבלו חוות דעת והמלצות מחברים ואנשים שהתנסו, קבלו הצעות מחיר ורק אז בחרו. אמינות חשובה, כדי שלא חס וחלילה יבריזו לכם ביום האירוע. בנוסף, תנו מקדמה כדי להבטיח זאת.
4. דברו על האירוע. כשמדברים על דברים הם קורים, וככל שיותר אנשים ידעו על האירוע יגיעו
אליכם הצעות שונות, אנשים יוכלו להמליץ וירצו לעזור. האחת מכירה קייטרינג מעולה, השני מכיר
חברה לתאורה, הגברה וגם במות הרמה ושילוט, והשלישי מכיר קריוקי.
5. היו הגיוניים. יש דברים שניתן להספיק בזמן שהגדרתם ויש דברים שלא. אם אתם מתכננים מסיבת יומולדת בחורף, רוב הסיכויים שנערת היומולדת לא תוכל לרדת אל המסיבה בהליקופטר.
עמדו גם בגבולות המקום. אם אתם מתכננים מסיבת בריכה ואין לכם בריכה בבית, בניית בריכת שחיה היא אופציה פחות ריאלית. שנו את הקונספט!
6. דאגו להזמין את האנשים בזמן. בין כל הסידורים הטכניים, שוכחים לשלוח את ההזמנות כי "כלום
עוד לא מוכן". מרגע שקבעתם תאריך, ארגנו רשימת מוזמנים ושלחו הזמנות. כך גם תוכלו לנהל מעקב אחר כמה אנשים יגיעו, ולטפל בנושאים כמו כמות אוכל ושתייה ומספר כסאות.
7. הגיע היום הגדול! יום האירוע הוא היום שלכם. שבועות אתם מתכוננים, והיום אין סיבה להילחץ. מומלץ לשכור בעלי מקצוע ליום זה בלבד- קייטרינג, הגברה, נקיון וכדומה, כדי שביום האירוע תוכלו ליהנות מפרי עמלכם. דאגו כמה ימים לפני להחליט מה תלבשו, ללכת למספרה, להתפנק במניקור או פדיקור או מסז' ואפילו הכניסו זאת ללוח הזמנים שלכם. לילה לפני חשוב לישון כמו שצריך, וביום האירוע- להירגע וליהנות. זה היום שלכם. ארגנתם הכל כמו שצריך, אתם יכולים להיות רגועים. כרשת ביטחון, מנו כמה חברים אחראיים כסטאנד ביי באותו היום, לסיוע בתקלות בלתי צפויות, רק "למקרה ש" וכדי שתדעו שכיסיתם את כל החורים האפשריים. אהוביכם יגיעו בקרוב לחגוג איתכם, ואתם תוכלו לטפוח לעצמכם על השכם, על ארגון והפקת אירוע שלא ישכח.